Pracownicy

Kieruje i zarządza Biurem Wydziału Lekarskiego poprzez planowanie, organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac:

I. w zakresie zadań i procesów organizacyjnych Biura Wydziału Lekarskiego obejmujących:

1) obsługę kancelaryjną Wydziału Lekarskiego oraz Instytutu Nauk Medycznych, w tym sekretaryjną Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego, sekretaryjną Dyrektora Instytutu Nauk Medycznych i Rady Instytutu Nauk Medycznych;

2) działalność informacyjną i prezentacyjną Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych;

3) przygotowywanie materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli;

4) koordynację zawierania i aneksowania przez Dziekana Wydziału Lekarskiego umów z podmiotami leczniczymi na udostępnienie ich jednostek na potrzeby działalności dydaktycznej i naukowo-badawczej;

5) realizację zadań związanych z polityką kadrową pracowników administracyjnych oraz technicznych tworzących jednostki Biura Wydziału Lekarskiego;

6) obsługę administracyjną całokształtu gospodarki finansowej Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych obejmującej środki finansowe pozostające w:

• dyspozycji Dziekana Wydziału Lekarskiego związanych z działalnością dydaktyczną jednostek organizacyjnych Instytutu Nauk Medycznych, Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej, Pracowni Testowych Pomiarów Dydaktycznych

• dyspozycji Dyrektora Instytutu Nauk Medycznych związanych z działalnością naukową

• środków pozyskanych z innych źródeł

obejmującą planowanie finansowe, ocenę zamówień, monitorowanie realizacji, opis faktur, ewidencjonowanie środków trwałych i ich inwentaryzację oraz sprawozdawczość,

7) koordynację współpracy i zadań realizowanych na rzecz jednostek organizacyjnych Instytutu Nauk Medycznych, w tym zlokalizowanych w podmiotach leczniczych przez ogólnouczelniane jednostki organizacyjne UO w zakresie teleinformatycznym i gospodarczo-technicznym;

8) administrowanie siecią LAN w obrębie Collegium Medicum i Collegium Biotechnologicum;

9) administrowanie stronami internetowymi Wydziału Lekarskiego oraz Instytutu Nauk Medycznych.

10) obsługę administracyjną komisji Wydziału Lekarskiego, współpracy Wydziału Le-karskiego z otoczeniem społeczno-gospodarczym, wizyt akredytacyjnych;

11) ewidencję środków trwałych Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych;

12) właściwy podział zakresów czynności pracowników Biura Wydziału Lekarskiego;

13) zarządzanie czasem pracy podległych pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy;

14) prowadzenie i przechowywanie ewidencji czasu pracy podległych pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy;

15) sporządzanie planów urlopów pracowników Biura Wydziału Lekarskiego;

16) organizowanie zastępstw wynikających z nieobecności pracowników zachowując ciągłość pracy Biura Wydziału Lekarskiego;

II. w zakresie zadań i procesów organizacyjnych dotyczących obsługi studentów obejmujących:

1) bieżącą obsługę studentów i toku studiów kierunku lekarskiego;

2) dokumentowanie przebiegu studiów w USOS;

3) przygotowywanie wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingu na potrzeby stypendium Rektora;

4) obsługę systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowa-nie zadłużeń w opłatach i wszczynanie właściwych dla sprawy postępowań;

5) zamawianie i ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania;

6) przygotowywanie i aktualizowanie materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału;

7) współdziałanie z Koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów;

8) współdziałanie w sprawach danych osobowych studentów - wprowadzanych do systemu POL-on;

9) merytoryczne i organizacyjne wspieranie władz Wydziału Lekarskiego w zabezpieczeniu prawidłowego toku i przebiegu studiów;

10) wsparcie administracyjne działalności studenckich kół naukowych.

III. w zakresie zadań i procesów organizacyjnych kształcenia obejmujących:

1) realizację zadań przewidzianych dla sekretarzy Wydziałowej Komisji Rekrutacyjnej oraz specyficznych dla kierunku lekarskiego elementów procesu rekrutacji na studia, w tym związanego z warunkami i limitem przyjęć na studia stacjonarne i niestacjonarne oraz bieżącą weryfikacją list osób zakwalifikowanych do przyjęcia;

2) realizację całokształtu zadań związanych z planowaniem zajęć dydaktycznych wraz z rezerwacją sal obejmującą przygotowanie i udostępnianie harmonogramów zajęć;

3) wprowadzanie do systemu USOS obciążeń i rozliczeń pensum kadry nauczycieli akademickich i innych osób prowadzących kształcenie we współpracy z Sekretariatem Instytutu Nauk Medycznych;

4) administracyjną i techniczną obsługę koordynacji całokształtu organizacji procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego przez pracowników administracyjnych i inżynieryjno-technicznych Biura Wydziału Lekarskiego.

IV. w zakresie zadań i procesów Instytutu Nauk Medycznych obejmujących:

1) koordynację i obsługę zadań związanych z polityką kadrową Instytutu Nauk Medycznych;

2) obsługę administracyjną w zakresie działalności naukowej Instytutu Nauk Medycznych tj; wsparcie w realizacji projektów badawczo-naukowych, monitorowanie przesyłania publikacji pracowników Instytutu Nauk Medycznych do Bazy Wiedzy UO; współpraca z Wydawnictwem UO w zakresie monografii i planów wydawniczych;

3) prowadzenie strony internetowej Instytutu Nauk Medycznych;

4) wsparcie w prowadzeniu postępowań awansowych w dziedzinie nauk medycznych we współpracy z Radą Naukową UO:

5) wsparcie doktorantów i współpraca ze Szkołą Doktorską UO:

6) techniczną obsługę procesu nostryfikacji dyplomu lekarza i postępowania w sprawie potwierdzenia ukończenia studiów na określonym poziomie.

Kierownik Obszaru Dziekanatu Biura Wydziału Lekarskiego kieruje i zarządza 4-osobowym zespołem pracowników poprzez koordynowanie i nadzorowanie prac w zakresie :

1) obsługi kancelaryjnej Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjnej Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;

2) obsługi studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:

- przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;

- przygotowywanie do decyzji władz wydziału projektów pism/ stanowisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;

- przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;

- potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;

- techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;

- wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;

- wydawanie skierowań na badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;

- koordynowanie ubezpieczeń studentów;

- wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;

- opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;

- opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,

- nadzorowanie przygotowania dokumentów do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie uzyskania refundacji kosztów kształcenia studentów przyjętych z Ukrainy w ramach pomocy obywatelom Ukrainy i w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego Państwa,

- współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,

3) dokumentowania przebiegu studiów w zakresie:

 - bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów

- archiwizacji dokumentacji toku studiów

4) przygotowywania wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,

5) obsługi systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowania zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,

6) zamawiania i ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania,

7) przygotowywania i aktualizowania materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,

8) współdziałania z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:

- podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;

- określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,

- współdziałanie przy przygotowaniu harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;

- współpracę z planistami w zakresie kalkulacji semestralnej za udostępnienie jednostek na potrzeby prowadzenia działalności dydaktycznej i naukowo-badawczej w podmiotach leczniczych;

- potwierdzenia i opisu faktur dotyczących realizacji zajęć dydaktycznych w podmiotach leczniczych.

9) współdziałania w sprawach danych osobowych studentów wprowadzanych do systemu POL-on,

10) przygotowywanie wniosków o opinię prawną w związku z obsługą studentów i tokiem studiów kierunku lekarskiego

11) merytorycznego i organizacyjnego wspierania władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:

- profesjonalnej obsługi toku studiów;

- współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;

- monitoringu zachowań studentów i pracowników,

- płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;

- profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;

12) działalności informacyjnej i prezentacyjnej w zakresie:

- prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,

- przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;

- współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,

- współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;

- płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.

13) przygotowywania materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;

- przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;

- gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora.

14) współpraca z kołami naukowymi Wydziału Lekarskiego, w tym aktualizacja bieżącego rejestru aktywnie działających kół naukowych wraz z danymi opiekunów;

15) Wyznaczania osób na zastępstwo w sytuacji nieobecności pracownika w celu zapewnienia ciągłości pracy.

16) organizacji praktyk zawodowych, w tym harmonogramów odbywania praktyk, kwalifikacji podmiotów leczniczych jako miejsc odbywania praktyk, regulaminów ich odbywania oraz powoływania i rozliczania ich opiekunów.

• OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:

Obsługa kancelaryjna Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjna Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;

Obsługa studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:

przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;

przygotowywanie do decyzji władz wydziału  projektów pism/ stanowisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;

przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;

potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;

techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;

wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;

wydawanie skierowań na  badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;

wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;

opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;

opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów  indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i  suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,

przygotowywanie dokumentów do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie uzyskania refundacji kosztów kształcenia studentów przyjętych z Ukrainy w ramach pomocy obywatelom Ukrainy i w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego Państwa,

współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,

3) Dokumentowanie przebiegu studiów w zakresie:

bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów

archiwizacji dokumentacji toku studiów

4) Przygotowywanie zaświadczeń do wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,

5)  Obsługa systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowanie zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,

Przygotowywanie i aktualizowanie materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,

Współdziałanie z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:

podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;

określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,

przygotowanie harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;

Merytoryczne i organizacyjne wspieranie władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:

profesjonalnej obsługi toku studiów;

współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;

monitoringu zachowań studentów i pracowników,

płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;

profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;

Działalność informacyjna i prezentacyjna w zakresie:

prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,

przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;

współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,

współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego  wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;

płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.

przygotowywanie materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;

przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;

gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora.

• Współpraca z kołami naukowymi Wydziału Lekarskiego, w tym aktualizacja bieżącego rejestru aktywnie działających kół naukowych wraz z danymi opiekunów.

• UPRAWNIENIA:

Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)

• ODPOWIEDZIALNOŚĆ:

W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności, zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i gospodarności. Ponadto ponosi Pan odpowiedzialność materialną wynikającą z zakresu czynności.

1) Wsparcie procesu dydaktycznego w zakresie przedmiotów prowadzonych w Zakładzie Anatomii Klinicznej - Anatomicum.

2) Kompleksowa obsługa sal dydaktycznych Zakładu Anatomii - Anatomicum.

     2.1. Przygotowanie stanowisk pracy do zajęć:

     - sprawdzenie działania sprzętów,

     - przygotowanie pomocy dydaktycznych,

     - pomoc w obsłudze poszczególnych sprzętów i urządzeń w trakcie zajęć,

     - weryfikacja odpowiedniego ubioru studentów podczas zajęć.

     2.2 Opieka nad pracowniami:

     - nadzór nad sprawnością aparatury i urządzeń, w tym okresowy przegląd, czyszczenie, konserwacja,

     - dbanie o czystość, w szczególności czyszczenie materiałów używanych w procesie dydaktycznym,

     - przygotowanie i preparowanie zwłok, preparatów kadawerowych i innych wynikających z charakteru prowadzonych w Anatomicum zajęć w zgodności z metodologią postępowania,

     - przegląd pomocy dydaktycznych po zajęciach i ich zabezpieczenie.

3) Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Zakładu Anatomii Klinicznej - Anatomicum:

     - koordynacja procesu przekazania do utylizacji odpadów medycznych powstałych w wyniku realizacji zajęć w Anatomicum,

     - opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych oraz sprzętu i aparatury,

     - przygotowanie i wydruk kart studentów, pomocy dydaktycznych, materiałów zaliczeniowych, egzaminacyjnych.

4) Wykonywanie prac wynikających z bieżącej działalności organizacyjnej Zakładu Anatomii Klinicznej - Anatomicum, w tym organizacja zaliczeń i egzaminów.

5) Wsparcie administracyjne i organizacyjne podczas:

     - eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum i Anatomicum w obszarze wynikającym z działalności Zakładu Anatomii Klinicznej i innych.

6) Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.

7) Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w Zakładzie Anatomii Klinicznej - Anatomicum pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków pracownika technicznego.

            1. Administracyjna i techniczna obsługa koordynacji  całokształtu organizacji procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego obejmująca:

• realizację zadań wyznaczonych przez dziekana i/lub koordynatora kierunku;

• koordynacja  terminów związanych z tworzeniem i wprowadzaniem zmian w sylabusach przedmiotów przez koordynatorów przedmiotów,

• opracowywanie i bieżąca aktualizacja obowiązujących procedur dotyczących hospitacji zajęć

• opracowywanie planu, nadzór nad wykonaniem oraz archiwizowanie dokumentacji związanej z hospitacjami zajęć;

• opracowywanie i bieżąca aktualizacja procedur dotyczących jakości kształcenia,

• współudział w tworzeniu narzędzi badawczych służących ocenie jakości kształcenia

• stały monitoring doniesień w zakresie narzędzi i procedur dotyczących jakości kształcenia,

• tworzenie raportów i podsumowań z hospitacji zajęć

• współpraca w tworzeniu raportów dotyczących jakości kształcenia na wydziale lekarskim

• archiwizowanie  we współpracy z koordynatorem kierunku dokumentacji procesu kształcenia i współpracy z środowiskiem społeczno-gospodarczym;

• administracyjna obsługa umów zleceń, umów współpracy, porozumień w ramach działalności dydaktycznej i naukowej dla kierunku lekarskiego.
  
  2. Stały monitoring wewnętrznych aktów prawnych, w tym regulaminów, zarządzeń i innych w każdym obszarze działania Biura Wydziału Lekarskiego
  
  3. Koordynacja działań promocyjnych wydziału lekarskiego, w tym przygotowanie dokumentacji dedykowanej,
  
  4.  Obsługa administracyjna:

• komisji wydziału i archiwizowanie ich dokumentacji;
• współpracy Wydziału Lekarskiego z otoczeniem społeczno-gospodarczym;
• wizyt akredytacyjnych;
• organizacja dnia adaptacyjnego;
• organizacja dyplomatorium.
  
  5.  Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w BWL pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków.

1)       Obsługa kancelaryjna Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjna Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;

2)       Obsługa studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:

- przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;

-  przygotowywanie do decyzji władz wydziału projektów pism/ stanowisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;

-  przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;

-   potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;

-   techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;

-   wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;

-   wydawanie skierowań na badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;

-   wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;

-   opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;

-   opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,

-  przygotowywanie dokumentów do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie uzyskania refundacji kosztów kształcenia studentów przyjętych z Ukrainy w ramach pomocy obywatelom Ukrainy i w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego Państwa,

-  współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,

3) Dokumentowanie przebiegu studiów w zakresie:

-   bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów

-   archiwizacji dokumentacji toku studiów

4) Przygotowywanie zaświadczeń do wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,

5) Obsługa systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowanie zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,

6) Przygotowywanie i aktualizowanie materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,

7) Współdziałanie z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:

-  podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;

- określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,

-  przygotowanie harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;

8)  Merytoryczne i organizacyjne wspieranie władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:

- profesjonalnej obsługi toku studiów;

- współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;

-  monitoringu zachowań studentów i pracowników,

-   płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;

-   profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;

9)       Działalność informacyjna i prezentacyjna w zakresie:

Ø   prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,

Ø   przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;

Ø   współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,

Ø   współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;

Ø   płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.

10)       przygotowywanie materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;

Ø   przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;

Ø   gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora

11) Współpraca z kołami naukowymi Wydziału Lekarskiego, w tym aktualizacja bieżącego rejestru aktywnie działających kół naukowych wraz z danymi opiekunów.

Wsparcie Instytutu Nauk Medycznych obszarze prowadzonej działalności naukowej w zakresie:

• projektowania, wdrażania oraz utrzymywania baz danych na potrzeby badań naukowych,
• tworzenia struktur danych umożliwiających efektywne przechowywanie, przeszukiwanie i analizowanie informacji pochodzących z różnych źródeł,
• zapewnienia bezpieczeństwa, integralności i dostępności danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym RODO),
• automatyzacji procesów tworzenia zestawień, raportów i dashboardów analitycznych,
  
• projektowania procesów zasilania i mapowania danych zgodnie z przyjętymi standardami, w tym tworzenie dokumentacji technicznej opisującej struktury danych i logikę przekształceń,
• współprojektowania i wykonywania analiz na dużych zbiorach danych,
• uczestnictwa w projektowaniu i przeprowadzaniu analiz statystycznych oraz eksploracyjnych dużych zbiorów danych badawczych,
• współpracy z zespołami naukowymi w interpretacji danych i przygotowywaniu wyników do publikacji naukowych,
• opracowania i wdrożenia systemów umożliwiających prospektywne gromadzenie danych w ramach badań naukowych (w ramach naukowych badań wewnętrznych oraz badań wieloośrodkowych),
• udzielania pomocy technicznej zespołom badawczym w zakresie korzystania z baz danych, narzędzi analitycznych i systemów raportowych.

• Obsługa zadań związanych z polityką kadrową Instytutu Nauk Medycznych
• Przygotowywanie i procedowanie Wniosków dot. zarudnienia, kontynuacji Umów o pracę, Umów Zleceń, zmiany warunków zatrudnienia
• Organizacja wyborów na kierowników jednostek
• Przygotowywanie aktów powołań
• Organizacja procesu oceny nauczycieli akademickich
• Wsparcie w zakresie działalności naukowej Instytutu Nauk Medycznych
• Wsparcie w prowadzeniu postępowań awansowych w dziedzinie nauk medycznych we współpracy z Radą Naukową UO
• Wsparcie doktorantów i współpraca ze Szkoła Doktorską
• Udzielanie informacji nt. naborów projektów, ich realizacji, nadzorowanie i monitorowanie realizacji projektów
• Współpraca z Wydawnictwem UO
• Współpraca z planistami w zakresie analizy realizacji pensum  dydaktycznego w roku akademickim oraz planów zatrudnienia nauczycieli akademickich
• Prowadzenie zakupów oraz dokumentacji finansowej Instytutu Nauk Medycznych
• Organizacja i obsługa posiedzeń Rady Instytutu Nauk Medycznych
• Aktualizacje strony Internetowej Instytutu Nauk Medycznych
• Techniczna obsługa nostryfikacji dyplomu lekarza
• Obsługa kancelaryjna Instytutu Nauk Medycznych oraz Biura Wydziału Lekarskiego

1) Obsługa kancelaryjna Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjna Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;

2) Obsługa studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:

- przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;

- przygotowywanie do decyzji władz wydziału projektów pism/ stano-wisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;

- przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;

- potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;

- techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;

- wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;

- wydawanie skierowań na badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;

- wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;

- opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;

- opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,

- przygotowywanie dokumentów do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie uzyskania refundacji kosztów kształcenia studentów przyjętych z Ukrainy w ramach pomocy obywatelom Ukrainy i w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego Państwa,

- współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,

3) Dokumentowanie przebiegu studiów w zakresie:

- bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów

- archiwizacji dokumentacji toku studiów

4) Przygotowywanie zaświadczeń do wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,

5) Obsługa systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowanie zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,

6) Przygotowywanie i aktualizowanie materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,

7) Współdziałanie z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:

- podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;

- określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,

- przygotowanie harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;

8) Merytoryczne i organizacyjne wspieranie władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:

- profesjonalnej obsługi toku studiów;

- współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;

- monitoringu zachowań studentów i pracowników,

- płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;

- profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;

9) Działalność informacyjna i prezentacyjna w zakresie:

- prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,

- przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;

- współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,

- współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;

- płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.

10) Przygotowywanie materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;

- przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;

- gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora.

11) Współpraca z kołami naukowymi Wydziału Lekarskiego, w tym aktualizacja bieżącego rejestru aktywnie działających kół naukowych wraz z danymi opiekunów.

1) Wsparcie procesu dydaktycznego w zakresie przedmiotów prowadzonych w Zakładzie Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego.

2) Kompleksowa obsługa sal dydaktycznych Zakładu Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego.

3) Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Zakładu Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego:

• opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych oraz sprzętu i aparatury,
• przygotowanie i wydruk kart studentów, pomocy dydaktycznych, materiałów zaliczeniowych, egzaminacyjnych.

4) Wykonywanie prac wynikających z bieżącej działalności organizacyjnej Zakładu Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego, w tym organizacja zaliczeń i egzaminów.

5) Wsparcie administracyjne i organizacyjne podczas:

• eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
• wizyt akredytacyjnych;
• dnia adaptacyjnego;
• dyplomatorium i innych.

6) Udostępnianie platformy Moodle oraz MS Teams na potrzeby kształcenia zdalnego, przeprowadzania zaliczeń, testowych egzaminów, szkoleń i kursów w zakresie:

• Stała obsługa użytkowników platformy Moodle WL - zakładanie, dodawanie, modyfikowanie i usuwania kont użytkowników.
• Zarządzanie uprawnieniami użytkowników platformy Moodle WL, w szczególności nadawanie uprawnień prowadzącego kurs na podstawie zgłoszeń i po odpowiedniej weryfikacji.
• Tworzenie i zarządzanie kursami i katalogami, dopisywanie użytkowników do kursów, ustawianie parametrów kursów.
• Opracowywanie, po konsultacji z Dziekanem Wydziału Lekarskiego / Koordynatorem kierunku lekarskiego, obowiązującej ogólnej struktury nazewnictwa grup kursów na platformie Moodle WL.
• Eksportowanie i importowanie zasobów.
• Współpraca z Pracownią Testowych Pomiarów Dydaktycznych Wydziału Lekarskiego przy organizacji zaliczeń na ocenę i egzaminów, zgodnie z metodami weryfikacji efektów uczenia się, opisanymi w kartach przedmiotów/sylabusach przedmiotowych.
• Wsparcie dla osób korzystających z platformy Moodle WL w zakresie wybranych zagadnień związanych z technicznymi oraz metodycznymi aspektami jej funkcjonowania, pomoc przy moderacji treści oraz jej publikowaniu.
• Stały kontakt z pracownikami dydaktycznymi oraz administratorem IT platformy Moodle WL.
• Zapewnienie wsparcia i tworzenie materiałów szkoleniowych z obsługi platformy Moodle WL.
• Przetwarzanie zanonimizowanych danych niezbędnych do prawidłowej rejestracji użytkowników kursów.
• Zgłaszanie administratorowi IT uwag dotyczących: funkcjonowania platformy, zapotrzebowania na aplikacje potrzebne do prowadzenia kursów i tworzenia materiałów multimedialnych i interaktywnych na platformie Moodle, zmian związanych z wyglądem graficznym i rozkładem treści informacyjnych dla użytkowników.
• Zgłaszanie Dziekanowi Wydziału Lekarskiego / Koordynatorowi kierunku lekarskiego przypadków nieprawidłowości na platformie Moodle WL.
• Inne wynikające z bieżącej obsługi platformy.

7) Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.

8) Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w Zakładzie Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego, pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków pracownika technicznego.

I.              OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:

►       prowadzenie dokumentacji związanej z rocznymi sprawozdaniami z działalności jedno­ stek Instytutu;

►       wsparcie przy organizacji konferencji, spotkań naukowych i promocyjnych.

5)       Prowadzenie dokumentacji, w tym finansowej Wydziału Lekarskiego oraz Instytutu Nauk Medycznych w zakresie:

►     przygotowywania delegacji dla pracowników Instytutu, w tym nauczycieli akademic­kich oraz pracowników technicznych i administracyjnych;

►     rozliczania kosztów podróży służbowych z uwzględnieniem wymaganej dokumentacji i zgodności z regulacjami;

►     wsparcia przy sporządzaniu sprawozdań z wyjazdów służbowych oraz ich archiwizacja.

6)       Ewidencja środków trwałych Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych:

►     prowadzenie ewidencji środków trwałych;

►     zbieranie informacji o wyposażeniu jednostek Instytutu w zakresie środków trwałych związanych z działalnością dydaktyczną i naukową;

►     współpraca z działami technicznymi w zakresie utrzymania i modernizacji infrastruk­tury dydaktycznej i naukowej.

7)       Organizacja i obsługa posiedzeń Rady Instytutu Nauk Medycznych w zakresie:

►     organizacja logistyczna posiedzeń Rady;

►     przygotowywanie dokumentacji na posiedzenia Rady Instytutu, w tym agendy, głosowań, protokołów, stanowisk i decyzji Rady;

8)       Prowadzenie strony internetowej w zakresie:

►     bieżąca weryfikacja aktualności danych dostępnych na stronach internetowych Insty­ tutu Nauk Medycznych;

►     administrowanie stroną Wydziału Lekarskiego w mediach: facebook, linkedin.

9)       Obsługa bieżących działań wynikających z regulaminu pracy UO w zakresie;

►     ewidencjonowania miesięcznego czasu pracy pracowników w systemie Rektorat 2.0, planów urlopowych, zastępstw i innych;

►     koordynacji i dostarczania comiesięcznego sprawozdania list obecności do BSP

►     koordynacji i dostarczania comiesięcznego sprawozdania rachunków do umów zleceń wraz z ewidencją godzin pracy do BSP

1O) Koordynacja współpracy i zadań realizowanych na rzecz jednostek organizacyjnych funk­ cjonujących w Collegium Medicum przez ogólnouczelniane jednostki organizacyjne UO w zakresie teleinformatycznym i gospodarczo-technicznym,

11)   Obsługa administracyjna i organizacyjna:

►     eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;

►     wizyt akredytacyjnych;

►     dnia adaptacyjnego;

►     dyplomatorium

►     i innych.

12)   Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieo­becność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.