Kierownik Obszaru Dziekanatu Biura Wydziału Lekarskiego kieruje i zarządza 4-osobowym zespołem pracowników poprzez koordynowanie i nadzorowanie prac w zakresie :
1) obsługi kancelaryjnej Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjnej Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;
2) obsługi studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:
- przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;
- przygotowywanie do decyzji władz wydziału projektów pism/ stanowisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;
- przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;
- potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;
- techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;
- wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;
- wydawanie skierowań na badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;
- koordynowanie ubezpieczeń studentów;
- wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;
- opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;
- opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,
- nadzorowanie przygotowania dokumentów do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie uzyskania refundacji kosztów kształcenia studentów przyjętych z Ukrainy w ramach pomocy obywatelom Ukrainy i w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego Państwa,
- współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,
3) dokumentowania przebiegu studiów w zakresie:
- bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów
- archiwizacji dokumentacji toku studiów
4) przygotowywania wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,
5) obsługi systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowania zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,
6) zamawiania i ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania,
7) przygotowywania i aktualizowania materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,
8) współdziałania z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:
- podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;
- określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,
- współdziałanie przy przygotowaniu harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;
- współpracę z planistami w zakresie kalkulacji semestralnej za udostępnienie jednostek na potrzeby prowadzenia działalności dydaktycznej i naukowo-badawczej w podmiotach leczniczych;
- potwierdzenia i opisu faktur dotyczących realizacji zajęć dydaktycznych w podmiotach leczniczych.
9) współdziałania w sprawach danych osobowych studentów wprowadzanych do systemu POL-on,
10) przygotowywanie wniosków o opinię prawną w związku z obsługą studentów i tokiem studiów kierunku lekarskiego
11) merytorycznego i organizacyjnego wspierania władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:
- profesjonalnej obsługi toku studiów;
- współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;
- monitoringu zachowań studentów i pracowników,
- płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;
- profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;
12) działalności informacyjnej i prezentacyjnej w zakresie:
- prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,
- przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;
- współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,
- współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;
- płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.
13) przygotowywania materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;
- przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;
- gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora.
14) współpraca z kołami naukowymi Wydziału Lekarskiego, w tym aktualizacja bieżącego rejestru aktywnie działających kół naukowych wraz z danymi opiekunów;
15) Wyznaczania osób na zastępstwo w sytuacji nieobecności pracownika w celu zapewnienia ciągłości pracy.
16) organizacji praktyk zawodowych, w tym harmonogramów odbywania praktyk, kwalifikacji podmiotów leczniczych jako miejsc odbywania praktyk, regulaminów ich odbywania oraz powoływania i rozliczania ich opiekunów.
Kieruje i zarządza Biurem Wydziału Lekarskiego poprzez planowanie, organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac:
I. w zakresie zadań i procesów organizacyjnych Biura Wydziału Lekarskiego obejmujących:
1) obsługę kancelaryjną Wydziału Lekarskiego oraz Instytutu Nauk Medycznych, w tym sekretaryjną Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego, sekretaryjną Dyrektora Instytutu Nauk Medycznych i Rady Instytutu Nauk Medycznych;
2) działalność informacyjną i prezentacyjną Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych;
3) przygotowywanie materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli;
4) koordynację zawierania i aneksowania przez Dziekana Wydziału Lekarskiego umów z podmiotami leczniczymi na udostępnienie ich jednostek na potrzeby działalności dydaktycznej i naukowo-badawczej;
5) realizację zadań związanych z polityką kadrową pracowników administracyjnych oraz technicznych tworzących jednostki Biura Wydziału Lekarskiego;
6) obsługę administracyjną całokształtu gospodarki finansowej Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych obejmującej środki finansowe pozostające w:
• dyspozycji Dziekana Wydziału Lekarskiego związanych z działalnością dydaktyczną jednostek organizacyjnych Instytutu Nauk Medycznych, Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej, Pracowni Testowych Pomiarów Dydaktycznych
• dyspozycji Dyrektora Instytutu Nauk Medycznych związanych z działalnością naukową
• środków pozyskanych z innych źródeł
obejmującą planowanie finansowe, ocenę zamówień, monitorowanie realizacji, opis faktur, ewidencjonowanie środków trwałych i ich inwentaryzację oraz sprawozdawczość,
7) koordynację współpracy i zadań realizowanych na rzecz jednostek organizacyjnych Instytutu Nauk Medycznych, w tym zlokalizowanych w podmiotach leczniczych przez ogólnouczelniane jednostki organizacyjne UO w zakresie teleinformatycznym i gospodarczo-technicznym;
8) administrowanie siecią LAN w obrębie Collegium Medicum i Collegium Biotechnologicum;
9) administrowanie stronami internetowymi Wydziału Lekarskiego oraz Instytutu Nauk Medycznych.
10) obsługę administracyjną komisji Wydziału Lekarskiego, współpracy Wydziału Le-karskiego z otoczeniem społeczno-gospodarczym, wizyt akredytacyjnych;
11) ewidencję środków trwałych Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych;
12) właściwy podział zakresów czynności pracowników Biura Wydziału Lekarskiego;
13) zarządzanie czasem pracy podległych pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy;
14) prowadzenie i przechowywanie ewidencji czasu pracy podległych pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy;
15) sporządzanie planów urlopów pracowników Biura Wydziału Lekarskiego;
16) organizowanie zastępstw wynikających z nieobecności pracowników zachowując ciągłość pracy Biura Wydziału Lekarskiego;
II. w zakresie zadań i procesów organizacyjnych dotyczących obsługi studentów obejmujących:
1) bieżącą obsługę studentów i toku studiów kierunku lekarskiego;
2) dokumentowanie przebiegu studiów w USOS;
3) przygotowywanie wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingu na potrzeby stypendium Rektora;
4) obsługę systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowa-nie zadłużeń w opłatach i wszczynanie właściwych dla sprawy postępowań;
5) zamawianie i ewidencjonowanie druków ścisłego zarachowania;
6) przygotowywanie i aktualizowanie materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału;
7) współdziałanie z Koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów;
8) współdziałanie w sprawach danych osobowych studentów - wprowadzanych do systemu POL-on;
9) merytoryczne i organizacyjne wspieranie władz Wydziału Lekarskiego w zabezpieczeniu prawidłowego toku i przebiegu studiów;
10) wsparcie administracyjne działalności studenckich kół naukowych.
III. w zakresie zadań i procesów organizacyjnych kształcenia obejmujących:
1) realizację zadań przewidzianych dla sekretarzy Wydziałowej Komisji Rekrutacyjnej oraz specyficznych dla kierunku lekarskiego elementów procesu rekrutacji na studia, w tym związanego z warunkami i limitem przyjęć na studia stacjonarne i niestacjonarne oraz bieżącą weryfikacją list osób zakwalifikowanych do przyjęcia;
2) realizację całokształtu zadań związanych z planowaniem zajęć dydaktycznych wraz z rezerwacją sal obejmującą przygotowanie i udostępnianie harmonogramów zajęć;
3) wprowadzanie do systemu USOS obciążeń i rozliczeń pensum kadry nauczycieli akademickich i innych osób prowadzących kształcenie we współpracy z Sekretariatem Instytutu Nauk Medycznych;
4) administracyjną i techniczną obsługę koordynacji całokształtu organizacji procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego przez pracowników administracyjnych i inżynieryjno-technicznych Biura Wydziału Lekarskiego.
IV. w zakresie zadań i procesów Instytutu Nauk Medycznych obejmujących:
1) koordynację i obsługę zadań związanych z polityką kadrową Instytutu Nauk Medycznych;
2) obsługę administracyjną w zakresie działalności naukowej Instytutu Nauk Medycznych tj; wsparcie w realizacji projektów badawczo-naukowych, monitorowanie przesyłania publikacji pracowników Instytutu Nauk Medycznych do Bazy Wiedzy UO; współpraca z Wydawnictwem UO w zakresie monografii i planów wydawniczych;
3) prowadzenie strony internetowej Instytutu Nauk Medycznych;
4) wsparcie w prowadzeniu postępowań awansowych w dziedzinie nauk medycznych we współpracy z Radą Naukową UO:
5) wsparcie doktorantów i współpraca ze Szkołą Doktorską UO:
6) techniczną obsługę procesu nostryfikacji dyplomu lekarza i postępowania w sprawie potwierdzenia ukończenia studiów na określonym poziomie.
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM – Oddziału Klinicznego Geriatrii, w tym w szczególności:
1) Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj:
- Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
- Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
- Obsługa EZD;
- Obsługa poczty e-mail;
- Inicjowanie i rozliczanie dokumentacji związanej z delegacjami pracowników;
- Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnień/kontynuacji zatrudnień, planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
- Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
- Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
2) Wsparcie działalności dydaktycznej, tj:
- Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
- Koordynowanie zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia.
- Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
- Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
- Wsparcie w organizacji zajęć ze studentami na platformie MS Teams poprzez zakładanie kont i zespołów;
- Wsparcie kierownika i nauczycieli akademickich jednostki INM w organizacji i przeprowadzeniu zaliczeń i egzaminów;
- Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie Kierownika jednostki INM.
3) Wsparcie działalności naukowej
💼 Administrator IT /
Specjalista administrator sieci komputerowych
📍 Collegium Medicum
Kompleksowe zarządzanie systemem BMS (Building Management System) w obiekcie Collegium Medicum
Koordynacja zadań związanych z lokalną infrastrukturą teleinformatyczną
Pomoc techniczna dla użytkowników końcowych w zakresie:
systemów operacyjnych MS Windows
oprogramowania użytkowego i dedykowanego dla uczelni
Bieżąca współpraca z:
Centrum Nowoczesnych Technologii (CNT)
Centrum Sieci i Wsparcia Technicznego (CSiWT)
Udział w przygotowywaniu dokumentacji oraz specyfikacji technicznych dla zamówień publicznych w obszarze IT
Współpraca z Działem Zamówień Publicznych w zakresie zakupów sprzętu i usług informatycznych
Współpraca z Centrum Inwestycyjnym w zakresie obsługi gwarancyjnej urządzeń systemu BMS
Technik sekcyjny. Przeprowadzanie sekcji zwłok na potrzeby zajęć z patomorfologii klinicznej oraz medycyny sądowej. Prace porządkowe na terenie prosektorium.
Obsługa kancelaryjna Biura Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych.
Koordynacja i obsługa zadań związanych z polityką kadrową Instytutu Nauk Medycznych.
Współpraca z planistami w zakresie analizy realizacji pensum dydaktycznego w roku akademickim oraz planów zatrudnienia nauczycieli akademickich na kolejny rok akademicki na potrzeby decyzji dziekana i dyrektora instytutu.
Wsparcie w zakresie działalności naukowej Instytutu Nauk Medycznych.
Prowadzenie zakupów i dokumentacji finansowej Instytutu Nauk Medycznych.
Obsługa administracyjna całokształtu gospodarki finansowej wydziału w tym INM obejmującej środki finansowe pozostające w dyspozycji dziekana związanej z działalnością dydaktyczną jednostek organizacyjnych INM, BWL, WCSM i PTPD obejmująca planowanie finansowe, ocenę zamówień, monitorowanie realizacji, opis faktur.
Wsparcie w prowadzeniu postępowań awansowych w dziedzinie nauk medycznych we współpracy z Radą Naukową UO.
Wsparcie doktorantów i współpraca ze Szkołą Doktorską UO.
Techniczna obsługa procesu nostryfikacji dyplomu lekarza i postępowania w sprawie potwierdzenia ukończenia studiów na określonym poziomie.
Administracyjna i techniczna obsługa koordynacji całokształtu organizacji procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego.
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku Lekarskiego, w tym w szczególności:
- Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
- Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
- Obsługa EZD;
- Obsługa poczty e-mail;
- Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
- Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
- Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
- Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
- Koordynowanie zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia.
- Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
- Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
- Współpraca z pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego w zakresie zbierania dostępności nauczycieli akademickich i realizacji przydziałów czynności dla nauczycieli akademickich w obrębie jednostki INM zgodnie z obowiązującymi terminami;
- Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie Kierownika jednostki INM.
- Współpraca z Biurem Wydziału Lekarskiego w zakresie wprowadzania danych naukowych pracowników jednostki INM do systemów uczelnianych
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku Lekarskiego oraz działalności naukowej Zakładu Klinicznego Diagnostyki Obrazowej, w tym w szczególności:
1) Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj.
- Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
- Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
- Obsługa EZD;
- Obsługa poczty e-mail;
- Inicjowanie i rozliczanie dokumentacji związanej z delegacjami pracowników;
- Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnień/kontynuacji zatrudnień, planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
- Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
- Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
2) Wsparcie działalności dydaktycznej, tj.
- Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
- Koordynowanie zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia.
- Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
- Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
- Współpraca z pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego w zakresie zbierania dostępności nauczycieli akademickich i realizacji przydziałów czynności dla nauczycieli akademickich w obrębie jednostki INM zgodnie z obowiązującymi terminami;
- Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie Kierownika jednostki INM.
3) Wsparcie działalności naukowej, tj.
- obsługa administracyjna niezbędna do realizacji grantów naukowych i projektów;
- Prowadzenie rejestru wszystkich aktywności dydaktycznych, naukowo-badawczych i organizacyjnych pracowników INM;
- Przygotowanie sprawozdań z działalności dydaktycznej, naukowo-badawczej i organizacyjnej pracowników jednostki INM;
- Współpraca z Biurem Wydziału Lekarskiego w zakresie wprowadzania danych naukowych pracowników jednostki INM do systemów uczelnianych (w tym USOS i POL-on);
- Bieżące monitorowanie i przekazywanie informacji o aktywnościach naukowych (w tym publikacji) pracowników jednostki INM do Bazy Wiedzy UO w tym kontrola kompletności i terminowości przekazywanie do Bazy Wiedzy, wsparcie pracowników jednostki INM w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do zgłoszenia aktywności naukowej do Bazy Wiedzy UO oraz weryfikacja ich poprawności przed zgłoszeniem.
Obsługa kancelaryjna Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjna Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;
Obsługa studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:
przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;
przygotowywanie do decyzji władz wydziału projektów pism/ stanowisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;
przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;
potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;
techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;
wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;
wydawanie skierowań na badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;
wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;
opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;
opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,
współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,
3) Dokumentowanie przebiegu studiów w zakresie:
bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów
archiwizacji dokumentacji toku studiów
4) Przygotowywanie zaświadczeń do wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,
5) Obsługa systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowanie zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,
Przygotowywanie i aktualizowanie materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,
Współdziałanie z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:
podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;
określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,
przygotowanie harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;
Merytoryczne i organizacyjne wspieranie władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:
profesjonalnej obsługi toku studiów;
współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;
monitoringu zachowań studentów i pracowników,
płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;
profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;
Działalność informacyjna i prezentacyjna w zakresie:
prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,
przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;
współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,
współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;
płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.
przygotowywanie materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;
przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;
gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora.
Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)
W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności, zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i gospodarności. Ponadto ponosi Pan odpowiedzialność materialną wynikającą z zakresu czynności.
OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
Do obowiązków technika będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej (WCSM) w oparciu o program studiów dla kierunku lekarskiego oraz o Program Rozwoju Kształcenia Symulacyjnego na Uniwersytecie Opolskim, w tym w szczególności:
na Wydziale Lekarskim, w tym:
eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
wizyt akredytacyjnych;
dnia adaptacyjnego;
dyplomatorium;
i innych;
1) Wsparcie procesu dydaktycznego w zakresie przedmiotów prowadzonych w Zakładzie Anatomii Klinicznej - Anatomicum.
2) Kompleksowa obsługa sal dydaktycznych Zakładu Anatomii - Anatomicum.
2.1. Przygotowanie stanowisk pracy do zajęć:
- sprawdzenie działania sprzętów,
- przygotowanie pomocy dydaktycznych,
- pomoc w obsłudze poszczególnych sprzętów i urządzeń w trakcie zajęć,
- weryfikacja odpowiedniego ubioru studentów podczas zajęć.
2.2 Opieka nad pracowniami:
- nadzór nad sprawnością aparatury i urządzeń, w tym okresowy przegląd, czyszczenie, konserwacja,
- dbanie o czystość, w szczególności czyszczenie materiałów używanych w procesie dydaktycznym,
- przygotowanie i preparowanie zwłok, preparatów kadawerowych i innych wynikających z charakteru prowadzonych w Anatomicum zajęć w zgodności z metodologią postępowania,
- przegląd pomocy dydaktycznych po zajęciach i ich zabezpieczenie.
3) Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Zakładu Anatomii Klinicznej - Anatomicum:
- koordynacja procesu przekazania do utylizacji odpadów medycznych powstałych w wyniku realizacji zajęć w Anatomicum,
- opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych oraz sprzętu i aparatury,
- przygotowanie i wydruk kart studentów, pomocy dydaktycznych, materiałów zaliczeniowych, egzaminacyjnych.
4) Wykonywanie prac wynikających z bieżącej działalności organizacyjnej Zakładu Anatomii Klinicznej - Anatomicum, w tym organizacja zaliczeń i egzaminów.
5) Wsparcie administracyjne i organizacyjne podczas:
- eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum i Anatomicum w obszarze wynikającym z działalności Zakładu Anatomii Klinicznej i innych.
6) Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.
7) Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w Zakładzie Anatomii Klinicznej - Anatomicum pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków pracownika technicznego.
Pracownik odpowiada za
całokształt prac realizowanych w Zakładzie Histologii i Zakładzie Patologii pod
względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu
obowiązków pracownika technicznego.
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej Zakładu Klinicznego Diagnostyki Obrazowej, w tym w szczególności:
1. Wsparcie ogólnoadministracyjne
2. Wsparcie działalności dydaktycznej
3. Wsparcie działalności naukowej
Informacje dodatkowe:
samodzielny referent pracujący w WSS w Oddziale Neurologii, pracuje w UO w Klinice Neurologii
Do obowiązków technika będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej (WCSM) w oparciu o program studiów dla kierunku lekarskiego oraz o Program Rozwoju Kształcenia Symulacyjnego na Uniwersytecie Opolskim, w tym w szczególności:
eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
wizyt akredytacyjnych;
dnia adaptacyjnego;
dyplomatorium
i innych.
Zakład Medycyny Sądowej
Technik sekcyjny. Przeprowadzanie sekcji zwłok na potrzeby zajęć z patomorfologii klinicznej oraz medycyny sądowej. Prace porządkowe na terenie prosektorium.
1) Obsługa kancelaryjna Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjna Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;
2) Obsługa studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:
- przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;
- przygotowywanie do decyzji władz wydziału projektów pism/ stanowisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;
- przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;
- potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;
- techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;
- wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;
- wydawanie skierowań na badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;
- wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;
- opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;
- opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,
- przygotowywanie dokumentów do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie uzyskania refundacji kosztów kształcenia studentów przyjętych z Ukrainy w ramach pomocy obywatelom Ukrainy i w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego Państwa,
- współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,
3) Dokumentowanie przebiegu studiów w zakresie:
- bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów
- archiwizacji dokumentacji toku studiów
4) Przygotowywanie zaświadczeń do wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,
5) Obsługa systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowanie zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,
6) Przygotowywanie i aktualizowanie materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,
7) Współdziałanie z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:
- podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;
- określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,
- przygotowanie harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;
8) Merytoryczne i organizacyjne wspieranie władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:
- profesjonalnej obsługi toku studiów;
- współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;
- monitoringu zachowań studentów i pracowników,
- płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;
- profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;
9) Działalność informacyjna i prezentacyjna w zakresie:
- prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,
- przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;
- współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,
- współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;
- płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.
10) przygotowywanie materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;
- przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;
- gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora
11) Współpraca z kołami naukowymi Wydziału Lekarskiego, w tym aktualizacja bieżącego rejestru aktywnie działających kół naukowych wraz z danymi opiekunów.
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM – Oddziału Klinicznego Reumatologii, w tym w szczególności:
1) Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj:
- Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
- Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
- Obsługa EZD;
- Obsługa poczty e-mail;
- Inicjowanie i rozliczanie dokumentacji związanej z delegacjami pracowników;
- Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnień/kontynuacji zatrudnień, planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
- Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
- Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
2) Wsparcie działalności dydaktycznej, tj:
- Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
- Koordynowanie zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia.
- Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
- Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
- Wsparcie w organizacji zajęć ze studentami na platformie MS Teams poprzez zakładanie kont i zespołów;
- Wsparcie kierownika i nauczycieli akademickich jednostki INM w organizacji i przeprowadzeniu zaliczeń i egzaminów;
- Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie Kierownika jednostki INM.
3) Wsparcie działalności naukowej
Zakres czynności
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu Opolskiego ustalam Pani następujące obowiązki oraz zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności:
OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
Sumienne i staranne wykonywanie pracy i stosowanie się do poleceń przełożonego.
Pełna znajomość przepisów prawnych w zakresie stanowiska pracy.
Terminowe i merytoryczne wykonywanie zadań.
Przestrzeganie ustalonych w Regulaminie Pracy Uniwersytetu Opolskiego zasad porządku i dyscypliny pracy.
Przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych.
Przestrzeganie ustalonego u pracodawcy czasu pracy.
Dbałość o powierzone mienie oraz zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej.
Niezwłoczne zawiadamianie przełożonego o wypadkach w pracy lub zagrożeniu zdrowia i życia ludzkiego.
Profesjonalna obsługa interesariuszy.
Wykonywanie innych czynności na polecenie bezpośredniego przełożonego.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w tym w drodze samokształcenia.
OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
Do obowiązków sekretarki klinicznej będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM – Kliniki Chorób Wewnętrznych, Alergologii, Endokrynologii i Gastroenterologii, w tym w szczególności:
Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj:
Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
Obsługa EZD zgodnie z obowiązującą dla danej sprawy ścieżką procedowania;
Obsługa poczty e-mailowej;
Inicjowanie i rozliczanie dokumentacji związanej z delegacjami pracowników;
Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnień/kontynuacji zatrudnień, planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
Prowadzenie innych spraw administracyjnych na polecenie Kierownika jednostki INM.
Wsparcie działalności dydaktycznej, tj:
Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
Koordynacja zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia;
Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
Wsparcie w organizacji zajęć ze studentami na platformie MS Teams poprzez zakładanie kont i zespołów;
Wsparcie kierownika jednostki INM w przygotowaniu dostępności pracowników na potrzeby wytycznych do harmonogramu zajęć w roku akademickim z uwzględnieniem pensum pracowników i rozliczeniem, w tym bieżąca weryfikacja zastępowalności pracowników jednostki INM;
Wsparcie kierownika i nauczycieli akademickich jednostki INM w organizacji i przeprowadzeniu zaliczeń i egzaminów;
Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie kierownika jednostki INM;
Wsparcie działalności naukowej, tj:
Obsługa administracyjna niezbędna do realizacji grantów naukowych i projektów;
Prowadzenie rejestru wszystkich aktywności dydaktycznych, naukowo-badawczych i organizacyjnych pracowników jednostki INM
Przygotowanie sprawozdań z działalności dydaktycznej, naukowo-badawczej i organizacyjnej pracowników jednostki INM;
Współpraca z Biurem Wydziału Lekarskiego w zakresie wprowadzania danych naukowych pracowników jednostki INM do systemów uczelnianych (w tym USOS i POL-on).
Bieżące monitorowanie i przekazywanie informacji o aktywnościach naukowych (w tym publikacji) pracowników jednostki INM do Bazy Wiedzy UO:
Kontrola kompletności i terminowości przekazywania do Bazy Wiedzy;
Wsparcie pracowników jednostki INM w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do zgłoszenia aktywności naukowej do Bazy Wiedzy UO oraz weryfikacja ich poprawności przed zgłoszeniem.
Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w jednostce INM pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków.
UPRAWNIENIA:
Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)
ODPOWIEDZIALNOŚĆ:
W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności, zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i gospodarności. Ponadto ponosi Pani odpowiedzialność materialną wynikającą z zakresu czynności.
Kliniki Chirurgii Ogólnej i Naczyniowej
Do obowiązków technika będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej (WCSM) w oparciu o program studiów dla kierunku lekarskiego oraz o Program Rozwoju Kształcenia Symulacyjnego na Uniwersytecie Opolskim, w tym w szczególności:
Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.
Wsparcie Instytutu Nauk Medycznych obszarze prowadzonej działalności naukowej w zakresie:
Stanowisko: Samodzielny Technik w Biurze Wydziału Lekarskiego
Podległość służbowa: Dyrektor Biura Wydziału Lekarskiego
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu Opolskiego ustalam Pani następujące obowiązki oraz zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności:
Do obowiązków technika będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej (WCSM) w oparciu o program studiów dla kierunku lekarskiego oraz o Program Rozwoju Kształcenia Symulacyjnego na Uniwersytecie Opolskim, w tym w szczególności:
eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
wizyt akredytacyjnych; dnia adaptacyjnego; dyplomatorium i innych.
Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)
W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności, zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i gospodarności. Ponadto ponosi Pan odpowiedzialność materialną wynikającą z zakresu czynności.
W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności, zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i gospodarności. Ponadto ponosi Pan odpowiedzialność materialną wynikającą z zakresu czynności.
OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
Pełna znajomość przepisów prawnych w zakresie stanowiska pracy.
Terminowe wykonywanie zadań oraz bezstronne i kulturalne załatwienie petentów.
Przestrzeganie ustalonych w Regulaminie Pracy Uniwersytetu Opolskiego zasad porządku i dyscypliny pracy.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w drodze samokształcenia.
Dbałość o powierzone mienie oraz zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej.
Wykonywanie zleconych czynności w zastępstwie osoby nieobecnej lub w razie czasowego nieobsadzenia miejsca nowym pracownikiem.
Wykonywanie innych czynności na polecenie bezpośredniego przełożonego.
OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
1. Obsługa kancelaryjna jednostki, w tym:
Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
Obsługa EZD;
Obsługa poczty e-mailowej;
prowadzenie list obecności studentów na zajęciach klinicznych i praktycznych na VI roku;
opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostki;
kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z zajęciami, praktykami, a także innymi aktywnościami studentów (np. studenckie koła naukowe);
prowadzenie innych spraw studenckich związanych bezpośrednio z zajęciami prowadzonymi przez nauczycieli akademickich jednostki, zleconych przez bezpośredniego przełożonego;
koordynacja zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie opisanym umową o udostępnienie jednostki podmiotu leczniczego
Koordynowanie obiegu dokumentów związanych z planem rzeczowo-finansowym na prowadzenie działalności dydaktycznej, planem rzeczowo-finansowym jednostki, zapotrzebowaniami i realizacją zakupów.
Rejestrowanie i opisywanie faktur;
Przygotowywanie delegacji na podstawie wniosków pracowników jednostki i pomoc w ich rozliczeniu;
Kontrola kompletności i terminowości przekazywania do Bazy Wiedzy;
Pomoc pracownikom jednostki w wypełnianiu dokumentów niezbędnych do zgłoszenia aktywności naukowej do Bazy Wiedzy UO oraz weryfikacja ich poprawności przed zgłoszeniem;
Procedowanie wniosków pracowniczych
Procedowanie przydziałów czynności;
Sekretarka kliniczna Oddziału Pediatrii Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego oraz Kliniki Pediatrii Uniwersytetu Opolskiego.
Współuczestnictwo w realizacja zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM – Kliniki Pediatrii, w szczególności:
Wsparcie ogólnoadministracyjne,
Wsparcie działalności dydaktycznej,
Wsparcie działalności naukowej Kliniki Pediatrii.
Stanowisko: Samodzielny Technik w Biurze Wydziału Lekarskiego
Podległość służbowa: Dyrektor Biura Wydziału Lekarskiego
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu Opolskiego ustalam Pani następujące obowiązki oraz zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności:
Do obowiązków technika będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej (WCSM) w oparciu o program studiów dla kierunku lekarskiego oraz o Program Rozwoju Kształcenia Symulacyjnego na Uniwersytecie Opolskim, w tym w szczególności:
na Wydziale Lekarskim, w tym:
* eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
* wizyt akredytacyjnych;
* dnia adaptacyjnego;
* dyplomatorium i innych.
Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.
Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)
1. Wsparcie procesu dydaktycznego w zakresie przedmiotów prowadzonych w Zakładzie Biochemii Klinicznej i Diagnostyki Laboratoryjnej i Zakładzie Mikrobiologii i Epidemiologii.
2. Kompleksowa obsługa sal dydaktycznych Zakładu Biochemii Klinicznej i Diagnostyki Laboratoryjnej i Zakładu Mikrobiologii i Epidemiologii.
2.1. Przygotowanie stanowisk pracy do zajęć:
2.1.1. sprawdzenie działania sprzętów ,
2.1.2. przygotowanie pomocy dydaktycznych,
2.1.3. pomoc w obsłudze poszczególnych sprzętów i urządzeń w trakcie zajęć.
2.2. Opieka nad pracowniami:
2.2.1. nadzór nad sprawnością aparatury i urządzeń, w tym okresowy przegląd, czyszczenie, konserwacja,
2.2.2. dbanie o czystość, w szczególności czyszczenie materiałów używanych w procesie dydaktycznym,
2.2.3. przegląd pomocy dydaktycznych po zajęciach i ich zabezpieczenie,
3. Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Zakładu Biochemii Klinicznej i Diagnostyki Laboratoryjnej i Zakładu Mikrobiologii i Epidemiologii:
3.1. opracowanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych,, materiałów dydaktycznych oraz sprzętu i aparatury,
3.2. przygotowanie i wydruk kart studentów, pomocy dydaktycznych, materiałów zaliczeniowych, egzaminacyjnych.
4. Wykonywanie prac wynikających z bieżącej działalności organizacyjnej Zakładu Biochemii Klinicznej i Diagnostyki Laboratoryjnej i Zakładu Mikrobiologii i Epidemiologii, w tym zaliczeń i egzaminów.
5. Wsparcie administracyjne i organizacyjne podczas:
5.1. eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
5.2. wizyt akredytacyjnych;
5.3. dnia adaptacyjnego;
5.4. dyplomatorium;
5.5. i innych.
6. Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.
7. Odpowiedzialność za całokształt prac realizowanych w Zakładzie Biochemii Klinicznej i Diagnostyki Laboratoryjnej i Zakładzie Mikrobiologii i Epidemiologii pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w graniach zakresu obowiązków pracownika technicznego
Współpraca z nauczycielami akademickimi w zakresie przygotowania materiałów egzaminacyjnych;
Wprowadzanie danych i wyników testów do systemów informatycznych.
Generowanie raportów z wyników egzaminów dla potrzeb dydaktycznych i statystycznych.
Archiwizacja dokumentacji egzaminacyjnej zgodnie z przepisami.
Bieżący kontakt z wykładowcami, studentami i administracją w sprawach związanych z testami.
Współpraca z nauczycielami akademickimi w zakresie dostępu do platformy LEPOLEK.
Udzielanie informacji dotyczących zasad przeprowadzania egzaminów, terminów i procedur.
Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez
Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób
zapewniający ciągłość pracy.
obsługa kancelaryjna jednostki
prowadzenie spraw związanych z procesem dydaktycznym/prowadzenie list obecności studentów, opieka logistyczna nad studentami, prowadzenie innych spraw studenckich
pośredniczenie i współpraca między jednostką a INM dot. spraw związanych z realizacją powierzonych zadań
ODZDIAŁ KLINICZNY HEMATOLOGII, ONKOLOGII HEMATOLOGICZNEJ I CHORÓB WEWNĘTRZNYCH SZPITALA WOJEWÓDZKIEGO W OPOLU
Do obowiązków sekretarki klinicznej będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM- Oddziału Klinicznego Hematologii, Onkologii Hematologicznej i Chorób Wewnętrznych, w tym w szczególności:
- obsługa kancelaryjna (rejestrowanie pism, wysyłanie/ doręczanie korespondencji, obsługa poczty elektronicznej)
- opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrywanie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych itp.
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnienia/ kontynuacji zatrudnienia, planów urlopowych, wniosków socjalnych
- współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki
- prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych
-koordynacja zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej
- opieka logistyczna nad studentami
- kontakt i korespondencją ze studentami/ starostami
- wsparcie kierownika jednostki INM w przygotowaniu dostępności pracowników na potrzeby wytycznych do harmonogramu zajęć w roku akademickim z uwzględnieniem pensum pracowników i rozliczeniem, w tym bieżąca weryfikacja zastępowalności pracowników jednostki INM
- wsparcie kierownika i nauczycieli akademicki jednostki INM w organizacji i przeprowadzeniu zaliczeń i egzaminów
- wsparcie pracowników jednostki INM w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do zgłaszania aktywności naukowej oraz weryfikacja ich poprawności przed zgłoszeniem
Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w jednostce INM pod względem merytorycznym , administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków.
Do obowiązków technika będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej (WCSM) w oparciu o program studiów dla kierunku lekarskiego oraz o Program Rozwoju Kształcenia Symulacyjnego na Uniwersytecie Opolskim, w tym w szczególności:
na Wydziale Lekarskim, w tym:
eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
wizyt akredytacyjnych;
dnia adaptacyjnego;
dyplomatorium
i innych.
1) Obsługa systemu USOS w zakresie oferty dydaktycznej kierunków przypisanych do Wy działu:
► wprowadzanie przedmiotów do bazy oraz ustalanie ich punktacji zgodnie z zasadami ECTS;
► przypisywanie przedmiotów do cykli dydaktycznych oraz przyporządkowanie typów zajęć i protokołów dla każdego przedmiotu;
► tworzenie grup przedmiotowych oraz nadzorowanie przedmiotów równoważnych.
2) Przygotowanie w systemie USOS obciążeń i rozliczeń pensum pracowników zgodnie z zaleceniami koordynatora kierunku oraz koordynatorów przedmiotów:
► przygotowywanie przydziałów czynności w systemie USOS zgodnie z obowiązującymi normami oraz zatwierdzonym programem studiów;
► przygotowywanie i przekazywanie do akceptacji nauczycieli akademickich przydziałów czynności we współpracy z sekretarkami klinicznymi;
► przekazywanie dokumentacji do zatwierdzenia przez Dziekana WL oraz Dyrektora INM, a następnie przekazanie do Biura Dydaktyki i Jakości Kształcenia.
► dokonywanie korekt w przydziałach czynności zgodnie z uwagami nauczycieli, Dziekana oraz Biura Dydaktyki i Jakości Kształcenia i monitorowanie ich ostatecznego za twierdzenia.
► przygotowywanie zestawień planu godzin dydaktycznych na bieżący rok akademicki poszczególnych pracowników będących nauczycielami akademickimi.
► przygotowanie i archiwizacja skompletowanej dokumentacji przydziałów czynności.
3) Uzupełnianie i aktualizacja kompetencji w systemie USOS:
► regularne uzupełnianie oraz aktualizacja informacji dotyczących kwalifikacji, kompetencji i przydziału godzin dydaktycznych nauczycieli w systemie USOS na potrzeby systemu POL-on.
► kontrola poprawności wprowadzanych danych oraz ich zgodności z przydziałami i zapotrzebowaniem dydaktycznym.
4) Obsługa systemu rezerwacji sal w systemie SRS, na potrzeby realizacji procesu dydaktycznego na Wydziale Lekarskim.
5) Zarządzanie dokumentacją dotyczącą polityki bezpieczeństwa danych osobowych (LADO) dla nauczycieli akademickich, pracowników administracyjnych i technicznych;
6) Ewidencja środków trwałych Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych:
► prowadzenie ewidencji środków trwałych;
► zbieranie informacji o wyposażeniu jednostek Instytutu w zakresie środków trwałych związanych z działalnością dydaktyczną i naukową;
► współpraca z działami technicznymi w zakresie utrzymania i modernizacji infrastruktury dydaktycznej i naukowej.
Zakres obowiązków
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM – Oddziału Klinicznego Geriatrii, w tym w szczególności:
1) Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj:
- Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
- Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
- Obsługa EZD;
- Obsługa poczty e-mail;
- Inicjowanie i rozliczanie dokumentacji związanej z delegacjami pracowników;
- Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnień/kontynuacji zatrudnień, planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
- Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
- Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
2) Wsparcie działalności dydaktycznej, tj:
- Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
- Koordynowanie zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia.
- Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
- Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
- Wsparcie w organizacji zajęć ze studentami na platformie MS Teams poprzez zakładanie kont i zespołów;
- Wsparcie kierownika i nauczycieli akademickich jednostki INM w organizacji i przeprowadzeniu zaliczeń i egzaminów;
- Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie Kierownika jednostki INM.
3) Wsparcie działalności naukowej
informacje dodatkowe:
samodzielny referent pracujący w WSS w oddziale neurologii, pracuje w UO w Klinice Neurologii
Zakres czynności
Stanowisko: Samodzielny Technik w Biurze Wydziału Lekarskiego
Podległość służbowa: Dyrektor Biura Wydziału Lekarskiego
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu Opolskiego ustalam Pani następujące obowiązki oraz zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności:
OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
Do obowiązków technika będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej (WCSM) w oparciu o program studiów dla kierunku lekarskiego oraz o Program Rozwoju Kształcenia Symulacyjnego na Uniwersytecie Opolskim, w tym w szczególności:
eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
wizyt akredytacyjnych;
dnia adaptacyjnego;
dyplomatorium
i innych.
Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)
W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności, zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i gospodarności. Ponadto ponosi Pan odpowiedzialność materialną wynikającą z zakresu czynności.
1) Obsługa kancelaryjna Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjna Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;
2) Obsługa studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:
- przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;
- przygotowywanie do decyzji władz wydziału projektów pism/ stano-wisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;
- przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;
- potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;
- techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;
- wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;
- wydawanie skierowań na badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;
- wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;
- opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;
- opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,
- przygotowywanie dokumentów do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie uzyskania refundacji kosztów kształcenia studentów przyjętych z Ukrainy w ramach pomocy obywatelom Ukrainy i w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego Państwa,
- współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,
3) Dokumentowanie przebiegu studiów w zakresie:
- bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów
- archiwizacji dokumentacji toku studiów
4) Przygotowywanie zaświadczeń do wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,
5) Obsługa systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowanie zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,
6) Przygotowywanie i aktualizowanie materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,
7) Współdziałanie z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:
- podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;
- określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,
- przygotowanie harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;
8) Merytoryczne i organizacyjne wspieranie władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:
- profesjonalnej obsługi toku studiów;
- współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;
- monitoringu zachowań studentów i pracowników,
- płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;
- profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;
9) Działalność informacyjna i prezentacyjna w zakresie:
- prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,
- przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;
- współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,
- współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;
- płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.
10) Przygotowywanie materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;
- przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;
- gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora.
11) Współpraca z kołami naukowymi Wydziału Lekarskiego, w tym aktualizacja bieżącego rejestru aktywnie działających kół naukowych wraz z danymi opiekunów.
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku Lekarskiego oraz działalności naukowej Zakładu Klinicznego Diagnostyki Obrazowej, w tym w szczególności:
1) Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj.
- Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
- Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
- Obsługa EZD;
- Obsługa poczty e-mail;
- Inicjowanie i rozliczanie dokumentacji związanej z delegacjami pracowników;
- Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnień/kontynuacji zatrudnień, planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
- Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
- Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
2) Wsparcie działalności dydaktycznej, tj.
- Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
- Koordynowanie zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia.
- Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
- Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
- Współpraca z pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego w zakresie zbierania dostępności nauczycieli akademickich i realizacji przydziałów czynności dla nauczycieli akademickich w obrębie jednostki INM zgodnie z obowiązującymi terminami;
- Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie Kierownika jednostki INM.
3) Wsparcie działalności naukowej, tj.
- obsługa administracyjna niezbędna do realizacji grantów naukowych i projektów;
- Prowadzenie rejestru wszystkich aktywności dydaktycznych, naukowo-badawczych i organizacyjnych pracowników INM;
- Przygotowanie sprawozdań z działalności dydaktycznej, naukowo-badawczej i organizacyjnej pracowników jednostki INM;
- Współpraca z Biurem Wydziału Lekarskiego w zakresie wprowadzania danych naukowych pracowników jednostki INM do systemów uczelnianych (w tym USOS i POL-on);
- Bieżące monitorowanie i przekazywanie informacji o aktywnościach naukowych (w tym publikacji) pracowników jednostki INM do Bazy Wiedzy UO w tym kontrola kompletności i terminowości przekazywanie do Bazy Wiedzy, wsparcie pracowników jednostki INM w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do zgłoszenia aktywności naukowej do Bazy Wiedzy UO oraz weryfikacja ich poprawności przed zgłoszeniem.
Zakres obowiązków:
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM – Kliniki Chorób Wewnętrznych, Alergologii, Endokrynologii i Gastroenterologii, w tym w szczególności:
1. Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj:
3. Wsparcie działalności naukowej, tj:
1) Wsparcie procesu dydaktycznego w zakresie przedmiotów prowadzonych w Zakładzie Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego.
2) Kompleksowa obsługa sal dydaktycznych Zakładu Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego.
3) Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Zakładu Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego.
4) Wykonywanie prac wynikających z bieżącej działalności organizacyjnej Zakładu Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego, w tym organizacja zaliczeń i egzaminów.
5) Wsparcie administracyjne i organizacyjne podczas:
6) Udostępnianie platformy Moodle oraz MS Teams na potrzeby kształcenia zdalnego, przeprowadzania zaliczeń, testowych egzaminów, szkoleń i kursów w zakresie:
7) Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.
8) Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w Zakładzie Medycyny Rodzinnej i Zdrowia Publicznego, pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków pracownika technicznego.
Współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku Lekarskiego, w tym w szczególności:
- Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
- Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
- Obsługa EZD;
- Obsługa poczty e-mail;
- Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
- Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
- Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
- Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
- Koordynowanie zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia.
- Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
- Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
- Współpraca z pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego w zakresie zbierania dostępności nauczycieli akademickich i realizacji przydziałów czynności dla nauczycieli akademickich w obrębie jednostki INM zgodnie z obowiązującymi terminami;
- Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie Kierownika jednostki INM.
- Współpraca z Biurem Wydziału Lekarskiego w zakresie wprowadzania danych naukowych pracowników jednostki INM do systemów uczelnianych
I. OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
1) Sumienne i staranne wykonywanie pracy i stosowanie się do poleceń przełożonego.
2) Pełna znajomość przepisów prawnych w zakresie stanowiska pracy.
3) Terminowe i merytoryczne wykonywanie zadań.
4) Przestrzeganie ustalonych w Regulaminie Pracy Uniwersytetu Opolskiego zasad porządku i dyscypliny pracy.
5) Przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych.
6) Przestrzeganie ustalonego u pracodawcy czasu pracy.
7) Dbałość o powierzone mienie oraz zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej.
8) Niezwłoczne zawiadamianie przełożonego o wypadkach w pracy lub zagrożeniu zdrowia i życia ludzkiego.
9) Profesjonalna obsługa interesariuszy.
1O) Wykonywanie innych czynności na polecenie bezpośredniego przełożonego.
11) Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w tym w drodze samokształcenia.
II. OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
1) Obsługa kancelaryjna Biura Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych w zakre sie:
► procedowanie i wysyłanie komunikatów i ogłoszeń skierowanych do pracowników;
► prowadzenie poczty BWL i INM;
► przygotowywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych BWL i INM.
2) Obsługa zadań związanych z polityką kadrową Instytutu Nauk Medycznych w zakresie:
► tworzenie i modyfikacja rejestrów pracowników, obejmujących jednostki organiza cyjne, dane kierowników oraz szczegóły zatrudnienia wraz z listą mailingową;
► procedowanie umów o użytkowanie parkingu.
3) Zarządzanie dokumentacją dotyczącą polityki bezpieczeństwa danych osobowych (LADO) dla nauczycieli akademickich, pracowników administracyjnych i technicznych;
4) Wsparcie w zakresie działalności naukowej Instytutu Nauk Medycznych:
► współpraca z wydawnictwem UO w zakresie monografii i planów wydawniczych;
► prowadzenie dokumentacji związanej z rocznymi sprawozdaniami z działalności jedno stek Instytutu;
► wsparcie przy organizacji konferencji, spotkań naukowych i promocyjnych.
5) Prowadzenie dokumentacji, w tym finansowej Wydziału Lekarskiego oraz Instytutu Nauk Medycznych w zakresie:
► przygotowywania delegacji dla pracowników Instytutu, w tym nauczycieli akademickich oraz pracowników technicznych i administracyjnych;
► rozliczania kosztów podróży służbowych z uwzględnieniem wymaganej dokumentacji i zgodności z regulacjami;
► wsparcia przy sporządzaniu sprawozdań z wyjazdów służbowych oraz ich archiwizacja.
6) Ewidencja środków trwałych Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych:
► prowadzenie ewidencji środków trwałych;
► zbieranie informacji o wyposażeniu jednostek Instytutu w zakresie środków trwałych związanych z działalnością dydaktyczną i naukową;
► współpraca z działami technicznymi w zakresie utrzymania i modernizacji infrastruktury dydaktycznej i naukowej.
7) Organizacja i obsługa posiedzeń Rady Instytutu Nauk Medycznych w zakresie:
► organizacja logistyczna posiedzeń Rady;
► przygotowywanie dokumentacji na posiedzenia Rady Instytutu, w tym agendy, głosowań, protokołów, stanowisk i decyzji Rady;
8) Prowadzenie strony internetowej w zakresie:
► bieżąca weryfikacja aktualności danych dostępnych na stronach internetowych Insty tutu Nauk Medycznych;
► administrowanie stroną Wydziału Lekarskiego w mediach: facebook, linkedin.
9) Obsługa bieżących działań wynikających z regulaminu pracy UO w zakresie;
► ewidencjonowania miesięcznego czasu pracy pracowników w systemie Rektorat 2.0, planów urlopowych, zastępstw i innych;
► koordynacji i dostarczania comiesięcznego sprawozdania list obecności do BSP
► koordynacji i dostarczania comiesięcznego sprawozdania rachunków do umów zleceń wraz z ewidencją godzin pracy do BSP
1O) Koordynacja współpracy i zadań realizowanych na rzecz jednostek organizacyjnych funk cjonujących w Collegium Medicum przez ogólnouczelniane jednostki organizacyjne UO w zakresie teleinformatycznym i gospodarczo-technicznym,
11) Obsługa administracyjna i organizacyjna:
► eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
► wizyt akredytacyjnych;
► dnia adaptacyjnego;
► dyplomatorium
► i innych.
12) Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.
Sekretarka medyczna pracująca w Uniwersyteckim Szpitalu Klinicznym w Oddziale Pediatrii pracuje w UO w Klinice Pediatrii
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu Opolskiego ustalam Pani następujące obowiązki oraz zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności:
OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
Do obowiązków sekretarki klinicznej będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM - I Oddziału Klinicznego Pediatrii, w tym w szczególności:
1) Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj.:
2) Wsparcie działalności dydaktycznej, tj.:
3) Wsparcie działalności naukowej, tj.:
4) Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w jednostce INM pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków.
UPRAWNIENIA:
Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)
ODPOWIEDZIALNOŚĆ:
W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności, zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i gospodarności. Ponadto ponosi Pan odpowiedzialność materialną wynikającą z zakresu czynności.
3. W ramach konsultacji dla studentów, wsparcie w procesie dydaktycznym przez udostępnianie poza godzinami zajęć materiałów dydaktycznych oraz sprzętu i urządzeń. W obecności i przy pomocy technika studenci mogą powtórzyć zagadnienia związane z danym przedmiotem.
4. Opieka nad pracowniami:
5. Prowadzenie spraw administracyjnych związanych z prawidłowym funkcjonowaniem Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej:
6. Wykonywanie prac wynikających z bieżącej działalności organizacyjnej Wieloprofilowego Centrum Symulacji Medycznej:
7. Inne prace związane z działalnością dydaktyczną oraz organizacyjną realizowaną na Wydziale Lekarskim, w tym:
8. Wsparcie administracyjne i organizacyjne podczas:
9. Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.
10. Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w Wieloprofilowym Centrum Symulacji Medycznej pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków pracownika technicznego.
Psycholog, interwent kryzysowy, doradca ds. HIV/AIDS certyfikowany przez Krajowe Centrum ds. AIDS Agendę Ministra Zdrowia. Seksuolog w procesie certyfikacji w zakresie seksuologii klinicznej przez Polskie Towarzystwo Seksuologiczne. Trener symulacji medycznej i umiejętności psychospołecznych. Wykładowca w Instytucie Nauk Medycznych Uniwersytetu Opolskiego. Członek Polskiego Towarzystwa Psychologicznego, Polskiego Towarzystwa Terapii Poznawczej i Behawioralnej, Polskiego Towarzystwa Seksuologicznego, Polskiego Towarzystwa Naukowego AIDS, Polskiego Stowarzyszenia Psychologii Organizacji oraz Polskiego Towarzystwa Zdrowia Publicznego.
Opiekun merytoryczny Studenckiego Koła Naukowego Seksuologii Klinicznej działającego na Wydziale Lekarskim Uniwersytetu Opolskiego.
