Kierownik Obszaru Dziekanatu Biura Wydziału Lekarskiego kieruje i zarządza 4-osobowym zespołem pracowników poprzez koordynowanie i nadzorowanie prac w zakresie :
1) obsługi kancelaryjnej Wydziału Lekarskiego, w tym sekretaryjnej Dziekana Wydziału Lekarskiego i Kolegium Dziekańskiego;
2) obsługi studentów i toku studiów kierunku lekarskiego obejmująca:
- przygotowywanie, wydawanie zaświadczeń o przebiegu studiów oraz innej dokumentacji wynikającej z realizacji toku studiów;
- przygotowywanie do decyzji władz wydziału projektów pism/ stanowisk/opinii/postanowień/powołań w sprawach studenckich i ich wydawanie;
- przygotowywanie i wydawanie protokołów egzaminów i zaliczeń komisyjnych;
- potwierdzanie wniosków studentów w sprawie przystąpienia po 10 semestrze do Lekarskiego Egzaminu Końcowego;
- techniczna kontrola dzienników kształcenia praktycznego;
- wydawanie i przedłużanie legitymacji studenckich;
- wydawanie skierowań na badania lekarskie i szczepienia umożliwiające uczestnictwo studentów w zajęciach klinicznych i praktykach zawodowych;
- koordynowanie ubezpieczeń studentów;
- wdrażanie organizacji zajęć wynikających z decyzji dotyczących skierowania na powtarzanie zajęć i monitorowanie przebiegu powtarzania;
- opracowywanie formalne wniosków o przyjęcie na studia studentów innych uczelni;
- opracowywanie ramowych wzorów suplementów do dyplomu oraz opisów indywidualnych osiągnięć studenta oraz zlecanie druku dyplomów i suplementów oraz tłumaczenia na języki obce,
- nadzorowanie przygotowania dokumentów do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie uzyskania refundacji kosztów kształcenia studentów przyjętych z Ukrainy w ramach pomocy obywatelom Ukrainy i w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego Państwa,
- współdziałanie z Sekretariatem w sprawach związanych nostryfikacją dyplomu lekarza,
3) dokumentowania przebiegu studiów w zakresie:
- bieżącym w systemie USOS i w aktach studentów
- archiwizacji dokumentacji toku studiów
4) przygotowywania wniosków o stypendia ministra dla studentów oraz list rankingowych na potrzeby stypendium Rektora,
5) obsługi systemu płatności za usługi edukacyjne w systemie USOS oraz monitorowania zadłużeń w opłatach i wszczynania właściwych dla sprawy postępowań,
6) zamawiania i ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania,
7) przygotowywania i aktualizowania materiałów do udostępnienia w określonych przez Dziekana folderach na stronie internetowej Wydziału Lekarskiego,
8) współdziałania z koordynatorem kierunku lekarskiego w zabezpieczeniu przebiegu studiów obejmującego:
- podział poszczególnych roczników studentów na grupy studenckie i ich coroczna aktualizacja w systemie USOS;
- określenie rygorów zaliczenia poszczególnych semestrów i lat studiów,
- współdziałanie przy przygotowaniu harmonogramów sesji zaliczeniowych i /lub egzaminacyjnych we współpracy z starostami;
- współpracę z planistami w zakresie kalkulacji semestralnej za udostępnienie jednostek na potrzeby prowadzenia działalności dydaktycznej i naukowo-badawczej w podmiotach leczniczych;
- potwierdzenia i opisu faktur dotyczących realizacji zajęć dydaktycznych w podmiotach leczniczych.
9) współdziałania w sprawach danych osobowych studentów wprowadzanych do systemu POL-on,
10) przygotowywanie wniosków o opinię prawną w związku z obsługą studentów i tokiem studiów kierunku lekarskiego
11) merytorycznego i organizacyjnego wspierania władz wydziału lekarskiego w zabezpieczeniu:
- profesjonalnej obsługi toku studiów;
- współpracy z samorządem studentów kierunku lekarskiego;
- monitoringu zachowań studentów i pracowników,
- płynnej współpracy w obszarach wspólnych dla wszystkich jednostek administracyjnych wspierających organizację procesu dydaktycznego kierunku lekarskiego;
- profesjonalnego i terminowego współdziałania w ramach funkcjonowania w strukturach biura wydziału lekarskiego;
12) działalności informacyjnej i prezentacyjnej w zakresie:
- prowadzenia i aktualizowania tablic informacyjnych wydziału,
- przygotowywania materiałów i informacji z aktywności studentów kierunku lekarskiego na stronę Wydziału Lekarskiego;
- współdziałania w organizacji dnia adaptacyjnego i dyplomatorium,
- współdziałania w wydarzeniach organizowanych na rzecz promocji wydziału lekarskiego wewnątrz struktur UO oraz na zewnątrz;
- płynności obiegu informacji między pracownikami Biura Wydziału Lekarskiego oraz Sekretariatem.
13) przygotowywania materiałów do raportów, sprawozdań, kontroli w zakresie wynikającym z działalności obszaru Dziekanatu;
- przygotowywanie materiałów do raportów samooceny związanych z akredytacją Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz podejmowanej przez władze wydziału współpracy;
- gromadzenie dokumentacji na potrzeby kontroli przez instytucje kontrolujące i/lub wewnętrznego audytora.
14) współpraca z kołami naukowymi Wydziału Lekarskiego, w tym aktualizacja bieżącego rejestru aktywnie działających kół naukowych wraz z danymi opiekunów;
15) Wyznaczania osób na zastępstwo w sytuacji nieobecności pracownika w celu zapewnienia ciągłości pracy.
16) organizacji praktyk zawodowych, w tym harmonogramów odbywania praktyk, kwalifikacji podmiotów leczniczych jako miejsc odbywania praktyk, regulaminów ich odbywania oraz powoływania i rozliczania ich opiekunów.
Uniwersytet Opolski
plac Kopernika 11a
45-040 Opole
Rektorat
tel.: 77 541 59 03
Biuro Kanclerza
tel.: 77 541 60 70
NIP: 754-000-71-79
Regon: 000001382
