Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu
Opolskiego ustalam Pani następujące obowiązki oraz zakres czynności, uprawnień
i odpowiedzialności:
OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
- Sumienne i staranne wykonywanie pracy i stosowanie się do poleceń przełożonego.
- Pełna znajomość przepisów prawnych w zakresie stanowiska pracy.
- Terminowe i merytoryczne wykonywanie zadań.
- Przestrzeganie ustalonych w Regulaminie Pracy Uniwersytetu Opolskiego zasad porządku i dyscypliny pracy.
- Przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych.
- Przestrzeganie ustalonego u pracodawcy czasu pracy.
- Dbałość o powierzone mienie oraz zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej.
- Niezwłoczne zawiadamianie przełożonego o wypadkach w pracy lub zagrożeniu zdrowia i życia ludzkiego.
- Profesjonalna obsługa interesariuszy.
- Wykonywanie innych czynności na polecenie bezpośredniego przełożonego.
- Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w tym w drodze samokształcenia
OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
Do obowiązków sekretarki klinicznej będzie
należało współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze
organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz
działalności naukowej jednostki INM - I Oddziału Klinicznego Pediatrii, w
tym w szczególności:
1) Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj.:
- Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących
- Wysyłanie i doręczanie korespondencji
- Obsługa EZD zgodnie z obowiązującą dla danej sprawy ścieżką procedowania
- Obsługa poczty e-mailowej
- Inicjowanie i rozliczanie dokumentacji związanej z delegacjami pracowników
- Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD
- Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnień/kontynuacji zatrudnień, planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych
- Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej
- Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacją wyposażenia, zgłoszenia potrzeb napraw, serwisów
- Prowadzenie innych spraw administracyjnych na polecenie Kierownika jednostki INM
2) Wsparcie działalności dydaktycznej, tj.:
- Prowadzenie i archiwizacji list obecności studentów na zajęcia klinicznych
- Koordynacja zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udziałem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia
- Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć
- Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych
- Wsparcie w organizacji zajęć ze studentami na platformie MS Teams poprzez zakładanie kont i zespołów
- Wsparcie kierownika jednostki INM w przygotowaniu dostępności pracowników na potrzeby wytycznych do harmonogramu zajęć w roku akademickim z uwzględnieniem pensum pracowników i rozliczeniem, w tym bieżąca weryfikacja zastępowalności pracowników jednostki INM
- Wsparcie kierownika i nauczyciela akademickiego jednostki INM w organizacji i przeprowadzeniu zaliczeń i egzaminów
- Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie kierownika jednostki INM
3) Wsparcie działalności naukowej, tj.:
- Obsługa administracyjna niezbędna do realizacji grantów naukowych i projektów
- Prowadzenie rejestru wszystkich aktywności dydaktycznych, naukowo-badawczych i organizacyjnych pracowników jednostki INM
- Przygotowanie sprawozdań z działalności dydaktycznej, naukowo-badawczej i organizacyjnej pracowników jednostki INM
- Współpraca z Biurem Wydziału Lekarskiego w zakresie wprowadzenia danych naukowych pracowników jednostki INM do systemów uczelnianych (w tym USOS i POL-on)
- Bieżące monitorowanie i przekazywanie informacji o aktywnościach naukowych (w tym publikacji) pracowników jednostki INM do Bazy Wiedzy UO:
- Kontrola kompletności przekazywania do Bazy Wiedzy
- Wsparcie pracowników jednostki INM w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do zgłoszenia aktywności naukowej do bazy Wiedzy UO oraz weryfikacja ich poprawności przed zgłoszeniem
4) Pracownik odpowiada za całokształt prac
realizowanych w jednostce INM pod względem merytorycznym, administracyjnym i
gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków.
UPRAWNIENIA:
Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z
dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)
ODPOWIEDZIALNOŚĆ:
W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani
odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności,
zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i
gospodarności. Ponadto ponosi Pan odpowiedzialność materialną wynikającą z
zakresu czynności.
