specjalista
I. OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
1) Sumienne i staranne wykonywanie pracy i stosowanie się do poleceń przełożonego.
2) Pełna znajomość przepisów prawnych w zakresie stanowiska pracy.
3) Terminowe i merytoryczne wykonywanie zadań.
4) Przestrzeganie ustalonych w Regulaminie Pracy Uniwersytetu Opolskiego zasad porządku i dyscypliny pracy.
5) Przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych.
6) Przestrzeganie ustalonego u pracodawcy czasu pracy.
7) Dbałość o powierzone mienie oraz zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej.
8) Niezwłoczne zawiadamianie przełożonego o wypadkach w pracy lub zagrożeniu zdrowia i życia ludzkiego.
9) Profesjonalna obsługa interesariuszy.
1O) Wykonywanie innych czynności na polecenie bezpośredniego przełożonego.
11) Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w tym w drodze samokształcenia.
II. OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
1) Obsługa kancelaryjna Biura Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych w zakre sie:
► procedowanie i wysyłanie komunikatów i ogłoszeń skierowanych do pracowników;
► prowadzenie poczty BWL i INM;
► przygotowywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych BWL i INM.
2) Obsługa zadań związanych z polityką kadrową Instytutu Nauk Medycznych w zakresie:
► tworzenie i modyfikacja rejestrów pracowników, obejmujących jednostki organiza cyjne, dane kierowników oraz szczegóły zatrudnienia wraz z listą mailingową;
► procedowanie umów o użytkowanie parkingu.
3) Zarządzanie dokumentacją dotyczącą polityki bezpieczeństwa danych osobowych (LADO) dla nauczycieli akademickich, pracowników administracyjnych i technicznych;
4) Wsparcie w zakresie działalności naukowej Instytutu Nauk Medycznych:
► współpraca z wydawnictwem UO w zakresie monografii i planów wydawniczych;
► prowadzenie dokumentacji związanej z rocznymi sprawozdaniami z działalności jedno stek Instytutu;
► wsparcie przy organizacji konferencji, spotkań naukowych i promocyjnych.
5) Prowadzenie dokumentacji, w tym finansowej Wydziału Lekarskiego oraz Instytutu Nauk Medycznych w zakresie:
► przygotowywania delegacji dla pracowników Instytutu, w tym nauczycieli akademickich oraz pracowników technicznych i administracyjnych;
► rozliczania kosztów podróży służbowych z uwzględnieniem wymaganej dokumentacji i zgodności z regulacjami;
► wsparcia przy sporządzaniu sprawozdań z wyjazdów służbowych oraz ich archiwizacja.
6) Ewidencja środków trwałych Wydziału Lekarskiego i Instytutu Nauk Medycznych:
► prowadzenie ewidencji środków trwałych;
► zbieranie informacji o wyposażeniu jednostek Instytutu w zakresie środków trwałych związanych z działalnością dydaktyczną i naukową;
► współpraca z działami technicznymi w zakresie utrzymania i modernizacji infrastruktury dydaktycznej i naukowej.
7) Organizacja i obsługa posiedzeń Rady Instytutu Nauk Medycznych w zakresie:
► organizacja logistyczna posiedzeń Rady;
► przygotowywanie dokumentacji na posiedzenia Rady Instytutu, w tym agendy, głosowań, protokołów, stanowisk i decyzji Rady;
8) Prowadzenie strony internetowej w zakresie:
► bieżąca weryfikacja aktualności danych dostępnych na stronach internetowych Insty tutu Nauk Medycznych;
► administrowanie stroną Wydziału Lekarskiego w mediach: facebook, linkedin.
9) Obsługa bieżących działań wynikających z regulaminu pracy UO w zakresie;
► ewidencjonowania miesięcznego czasu pracy pracowników w systemie Rektorat 2.0, planów urlopowych, zastępstw i innych;
► koordynacji i dostarczania comiesięcznego sprawozdania list obecności do BSP
► koordynacji i dostarczania comiesięcznego sprawozdania rachunków do umów zleceń wraz z ewidencją godzin pracy do BSP
1O) Koordynacja współpracy i zadań realizowanych na rzecz jednostek organizacyjnych funk cjonujących w Collegium Medicum przez ogólnouczelniane jednostki organizacyjne UO w zakresie teleinformatycznym i gospodarczo-technicznym,
11) Obsługa administracyjna i organizacyjna:
► eventów/konferencji/spotkań promocyjnych organizowanych w Collegium Medicum;
► wizyt akredytacyjnych;
► dnia adaptacyjnego;
► dyplomatorium
► i innych.
12) Wykonywanie zakresu czynności wskazanego przez Dyrektora Biura Wydziału pod nieobecność innego pracownika w sposób zapewniający ciągłość pracy.
Uniwersytet Opolski
plac Kopernika 11a
45-040 Opole
Rektorat
tel.: 77 541 59 03
Biuro Kanclerza
tel.: 77 541 60 70
NIP: 754-000-71-79
Regon: 000001382
