samodzielny referent
Zakres czynności
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Uniwersytetu Opolskiego ustalam Pani następujące obowiązki oraz zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności:
OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKA:
Sumienne i staranne wykonywanie pracy i stosowanie się do poleceń przełożonego.
Pełna znajomość przepisów prawnych w zakresie stanowiska pracy.
Terminowe i merytoryczne wykonywanie zadań.
Przestrzeganie ustalonych w Regulaminie Pracy Uniwersytetu Opolskiego zasad porządku i dyscypliny pracy.
Przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych.
Przestrzeganie ustalonego u pracodawcy czasu pracy.
Dbałość o powierzone mienie oraz zapewnienie przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej.
Niezwłoczne zawiadamianie przełożonego o wypadkach w pracy lub zagrożeniu zdrowia i życia ludzkiego.
Profesjonalna obsługa interesariuszy.
Wykonywanie innych czynności na polecenie bezpośredniego przełożonego.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w tym w drodze samokształcenia.
OBOWIĄZKI SZCZEGÓŁOWE:
Do obowiązków sekretarki klinicznej będzie należało współuczestnictwo w realizacji zadań administracyjnych w obszarze organizacji i prowadzenia kształcenia studentów kierunku lekarskiego oraz działalności naukowej jednostki INM – Kliniki Chorób Wewnętrznych, Alergologii, Endokrynologii i Gastroenterologii, w tym w szczególności:
Wsparcie ogólnoadministracyjne, tj:
Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących;
Wysyłanie i doręczanie korespondencji;
Obsługa EZD zgodnie z obowiązującą dla danej sprawy ścieżką procedowania;
Obsługa poczty e-mailowej;
Inicjowanie i rozliczanie dokumentacji związanej z delegacjami pracowników;
Opracowywanie i zgłaszanie potrzeb oraz bieżące zaopatrzenie w zakresie zakupów materiałów biurowych, papierniczych, eksploatacyjnych, materiałów dydaktycznych poprzez procedowanie zamówień i faktur w EZD;
Współpraca z jednostkami organizacyjnymi administracji UO w zakresie zatrudnień/kontynuacji zatrudnień, planów urlopowych, wniosków socjalnych i innych;
Przygotowywanie materiałów na stronę internetową z aktywności i wydarzeń, które dotyczą jednostki INM w aspekcie jej działalności dydaktycznej i naukowej;
Współpraca w zakresie ewidencji środków trwałych będących na wyposażeniu kliniki, w tym cykliczne sprawdzanie stanu faktycznego z ewidencją, lokalizacja wyposażenia, zgłaszanie potrzeb napraw, serwisów;
Prowadzenie innych spraw administracyjnych na polecenie Kierownika jednostki INM.
Wsparcie działalności dydaktycznej, tj:
Prowadzenie i archiwizowanie list obecności studentów na zajęciach klinicznych;
Koordynacja zadań związanych z dystrybucją środków ochrony indywidualnej w zakresie zgodnym z umową dotyczącą udostępniania jednostek organizacyjnych podmiotu leczniczego do realizacji praktycznego nauczania klinicznego w powiązaniu z udzielaniem świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia;
Opieka logistyczna nad studentami odbywającymi zajęcia w jednostce INM podmiotu leczniczego, w tym w zgodności z harmonogramem i lokalizacją zajęć;
Kontakt i korespondencja ze studentami/starostami grup w związku z realizacją zajęć i praktyk zawodowych;
Wsparcie w organizacji zajęć ze studentami na platformie MS Teams poprzez zakładanie kont i zespołów;
Wsparcie kierownika jednostki INM w przygotowaniu dostępności pracowników na potrzeby wytycznych do harmonogramu zajęć w roku akademickim z uwzględnieniem pensum pracowników i rozliczeniem, w tym bieżąca weryfikacja zastępowalności pracowników jednostki INM;
Wsparcie kierownika i nauczycieli akademickich jednostki INM w organizacji i przeprowadzeniu zaliczeń i egzaminów;
Prowadzenie innych spraw związanych z organizacją zajęć klinicznych na polecenie kierownika jednostki INM;
Wsparcie działalności naukowej, tj:
Obsługa administracyjna niezbędna do realizacji grantów naukowych i projektów;
Prowadzenie rejestru wszystkich aktywności dydaktycznych, naukowo-badawczych i organizacyjnych pracowników jednostki INM
Przygotowanie sprawozdań z działalności dydaktycznej, naukowo-badawczej i organizacyjnej pracowników jednostki INM;
Współpraca z Biurem Wydziału Lekarskiego w zakresie wprowadzania danych naukowych pracowników jednostki INM do systemów uczelnianych (w tym USOS i POL-on).
Bieżące monitorowanie i przekazywanie informacji o aktywnościach naukowych (w tym publikacji) pracowników jednostki INM do Bazy Wiedzy UO:
Kontrola kompletności i terminowości przekazywania do Bazy Wiedzy;
Wsparcie pracowników jednostki INM w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do zgłoszenia aktywności naukowej do Bazy Wiedzy UO oraz weryfikacja ich poprawności przed zgłoszeniem.
Pracownik odpowiada za całokształt prac realizowanych w jednostce INM pod względem merytorycznym, administracyjnym i gospodarczym, w granicach zakresu obowiązków.
UPRAWNIENIA:
Korzystanie z uprawnień wynikających z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. 2019.1040 z późn. zm.)
ODPOWIEDZIALNOŚĆ:
W zakresie powierzonych obowiązków ponosi Pani odpowiedzialność za prawidłową ich realizację wg kryteriów legalności, zgodności z polityką Uniwersytetu Opolskiego, rzetelności, sprawności i gospodarności. Ponadto ponosi Pani odpowiedzialność materialną wynikającą z zakresu czynności.